Avec MOFFI, la configuration des accès se passe dans les règles :
1. Accédez au module “Règles”
Depuis votre espace administrateur, allez dans le nouvel onglet “Règles” disponible dans le menu principal.
2. Créez une nouvelle règle
Cliquez sur “Créer une règle” et suivez les étapes :
- Donnez un nom à la règle (facultatif, mais utile pour s’y retrouver plus tard).
- Sélectionnez le type de règle :
- Limitation des accès aux espaces (ex. : salles de réunion, openspace, bureau privé).
- Rappel et confirmation :
- Notifier les utilisateurs de leurs réservations à venir
-
Demander aux utilisateurs de confirmer leurs réservations via vos outils préférés
- Règles pour le home office (ex. : autoriser 2 jours par semaine maximum).
- Règles pour les quotas, permettant d'accorder un certains nombres d'heures de réservations
3. Choisissez les espaces concernés :
Vous avez la possibilité de sélectionner des espaces mais aussi des postes !
- Sélectionner le type de ressources en cliquant sur "Espaces"
- Puis sélectionner les espaces en ajustant le sélecteur qui par défaut est "Mon entreprise".
4. Définissez les utilisateurs concernés
Sélectionnez les utilisateurs ou groupes auxquels s’appliquera la règle. Par exemple :
- Tous les employés.
- Seulement les membres d’un bâtiment ou service.
- Un groupe spécifique de managers.
5. Ajoutez des conditions spécifiques
- Pour les présence sur site : Indiquer un délai maximum, durée minimum, l'accès gratuit...
- Pour le home office : Indiquez les jours autorisés, la fréquence (ex. : 2 jours par semaine) ou encore les exceptions.
- Pour les quotas : Précisez les limites (nombre de réservations par mois, accès restreint à certains créneaux horaires, etc.).
💡 La flexibilité est totale : les règles peuvent inclure plusieurs options selon les besoins.
6. Testez et activez la règle
Une fois la règle configurée, MOFFI vous propose un résumé pour vérifier son impact. Si tout est bon, cliquez sur “Enregistrer” pour l’activer.
Gérer les quotas et le home office efficacement
Les quotas et le home office sont des cas d’usage fréquents pour les règles :
- Home office : Assurez une répartition équitable en limitant le nombre de jours télétravaillés ou en attribuant des créneaux fixes.
- Quotas d’accès : Ex. : Limitez à 3 réservations de salle par semaine pour certains groupes, ou réservez des espaces premium à un usage particulier.
Bonnes pratiques pour optimiser vos règles
- Nommer vos règles clairement : Cela facilite leur gestion dans le temps.
- Tester vos règles avant de les appliquer à grande échelle, pour éviter toute confusion.
- Désactiver une règle au lieu de la supprimer : Cela vous permet de la réutiliser si besoin.
- Communiquer aux utilisateurs : Expliquez les nouvelles règles pour assurer leur compréhension et adoption.
Exemples pratiques : inspirez-vous !
- Accès aux salles de réunion : Donnez un accès illimité à tous les employés, mais limitez les salles premium à un groupe spécifique.
- Home office personnalisé : Autorisez jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine, mais seulement les lundis, mercredis et vendredis.
Consulter l'article "Bien comprendre les règles" sur les priorités des règles et comment sont calculés les accès des utilisateurs si plusieurs règles existent.
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