Qu’est-ce qu’une règle dans MOFFI ?
Les règles permettent de définir des paramètres d’accès pour vos collaborateurs : qui peut réserver, où, quand et comment. Elles sont essentielles pour structurer l’utilisation des espaces proposés par votre entreprise, tout en tenant compte des spécificités de chaque équipe ou bâtiment.
Créer une règle :
- Accédez à l’onglet "Règles" dans l’espace administrateur de MOFFI.
- Choisissez le type de règle que vous souhaitez mettre en place :
- Présence sur site (bureaux, salles de réunion, parkings, etc.).
- Rappel et confirmation notification de rappel de réservation et paramètre de check-in...
- Home office (limiter à certains jours ou fixer une fréquence).
- Quota accordez des heures de réservation à un ou plusieurs utilisateurs.
- Définissez le périmètre de la règle : sélectionnez les bâtiments, les espaces concernés.
- Appliquez la règle à des collaborateurs ou des groupes : vous pouvez cibler des groupes, des services ou des fonctions spécifiques.
- Ajoutez des conditions supplémentaires : par exemple, restreindre l’accès à des jours ou des horaires définis, délai maximum et minimum
- Avant de valider, reportez vous aux paragraphes sur la droite, "récapitulatif" qui vous résume en quelques lignes à quoi correspond votre règle et "impact" qui vous indiquent le nombre d'utilisateurs et le nombre d'espaces concernés par la règle.
- Enregistrez votre règle : nous mettrons à jour les accès en quelques secondes.
Gestion des règles :
Une fois vos règles créées, vous pouvez :
- Modifier une règle existante pour l’ajuster à vos nouveaux besoins.
- Désactiver une règle temporairement si elle n’est plus pertinente (utile pour tester de nouveaux dispositifs sans supprimer vos configurations).
- Prioriser vos règles : dans le cas de plusieurs règles applicables, la plus spécifique à l’utilisateur ou à l’espace concerné sera prioritaire.
À savoir : dès qu’un collaborateur est ajouté à MOFFI, il est automatiquement lié aux règles existantes correspondant à son groupe, bâtiment principal ou service. Un vrai gain de temps !
Quelques cas d’usage inspirants
- Vous souhaitez limiter l’accès aux salles de réunion à certains services ou groupes d’utilisateurs.
- Vous voulez permettre à vos équipes de réserver des espaces uniquement sur leur bâtiment principal.
- Vous établissez une politique de home office avec un maximum de deux jours par semaine pour vos collaborateurs.
En bref, les règles sont un outil puissant pour personnaliser et optimiser l’utilisation de MOFFI au sein de votre organisation. En quelques clics, elles garantissent une gestion efficace et adaptée à vos besoins. 😊
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